青色申告者の記帳

65万円の青色申告特別控除の適用を受けるには、正規の簿記の原則に従って記帳し、その記帳に基づき作成した貸借対照表及び損益計算書を期限内に提出する必要があります。
正規の簿記の原則に従った記帳は一般的に複式簿記による日々の記帳を指し、その他に商品在庫の棚卸や債権債務の管理、賃金台帳の記入などの記帳が必要です。
複式簿記は入出金伝票や振替伝票から補助簿に記入して総勘定元帳に転記し、月末で締めて月次試算表を作成する方法と領収書や請求書、通帳などから直接パソコンの会計ソフトに入力する方法があります。
なお、複式簿記で記帳しなくても次の簡易な方法で10万円の青色申告控除を受けることもできますが、記帳の際は次の点にご留意ください。

  • 数字はアラビア数字を用い、行間の半分位の大きさで書く
  • 取引の日付は必ず記入する
  • 「摘要」欄は取引内容を簡潔に記入する
  • 数字の訂正は数字の一部だけでなく、全体を書き直す
  • 訂正後の数字は二重線で消した数字の上部に書く

事業用預金口座の開設

売上の入金及び仕入や経費の支払いは事業用を使用し、生活費は努めて定期定額を引出します。事業用と私用の口座区別がない場合は税務調査が家族全体に及ぶ場合もあります。個人口座の開設は個人名の他に店名が記載できるかどうかを金融機関で確認します。

領収書の保存

領収書があれば、簡単に経費になると思い込んでいる人もいるようですが、これは間違いです。領収書で日付と金額は判別できますが、例え支出金の内容が事業に関連していても、理由や効果が不明なため、経費に計上してはいけない場合があります。効果のない支出は事業目的とは言えないのです。
領収書のない場合でも支出額・支出先と領収書がない理由を税務署に対し、納税者が合理的に説明できれば、経費の算入が認められます。
何に使ったかを忘れないうちに必ず領収書の裏面などに内容や理由を記入して置く必要があります。領収書を紛失したり、交通費やお祝い金などのように領収書がもらえない場合は経費となる支出が確かにあったことを証明する証票類として「出金伝票」や「メモ」などに詳細な内容を記録保存しておくことが大切です。

証票類の保存

証票は取引の基礎となる原始記録に関する各種伝票書類を指します。例としては、収入金額の計算に必要な請求書、納品書、売上伝票、領収書控や必要経費の計算に必要な相手先発行の請求書、納品書、売上伝票、領収書、出金伝票などがあります。
その他、送り状や見積書、振込票控など多種多様な証票類がありますが、税務調査の際は必ず帳簿の記載内容が証票類と合致するか、綿密な突合せが行われます。

帳簿の種類

簡易帳簿

以下の5冊を備えて記帳することが求められます。

現金出納帳 現金の出納を日々管理します
売掛帳 売掛先別に未収入金を管理します
買掛帳 仕入先別に未払金を管理します
経費帳 経費項目毎に分類集計します
固定資産台帳 減価償却資産を管理します

収支日計式簡易帳簿

この帳簿は経費毎に記入番号が決まっており、月々の集計が容易で消費税の課税や非課税などの売上区分もできるため、小規模事業者が簿記の知識がなくてもこの一冊で簡単に記帳ができることから、収支日計式簡易帳簿は簡易帳簿と同様、継続的に税務署や各地の青色申告会、商工会議所、商工会などで販売されていましたが、パソコン会計の普及に伴い現在は入手困難です。

現金式簡易帳簿

その日の入出金を1冊に記録する帳簿です。前々年の所得額が300万円以下の現金主義の適用を受けている場合、この帳簿でも良いとされます。現金主義用決算書は簡素で棚卸が不要のため記帳に手間がかかりません。

青色申告会の会計ソフト

青色申告会の個人事業者向けのパソコン用会計ソフトウェアのブルーリターンAは青色申告会が50年を超える指導実績をもとに、使いやすさを追及した会計ソフトです。
仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳などの複式簿記の会計帳簿は元より、減価償却費の計算から青色申告決算書、所得税確定申告書、消費税確定申告書及び付表なども作成できます。

無料会計ソフト

無料の会計ソフトはVectorにも多数ありますが、例えば税理士作成の加藤かんたん会計は消費税に完全対応し、個人の一般用・不動産用と法人用とがあります。このソフトは不正使用防止のため毎月末に機能停止しますが、再ダウンロードで入力データは継承して利用できます。
エクセルで仕訳から試算表、元帳、決算書などが作成できる消費税対応ソフトや小企業向けに現金預金の出納から決算書を作成する簡易帳簿ソフトはInage式会計帳簿excelビジネスソフト工房などで入手できます。

クラウド型会計ソフト

利用者側はブラウザだけがあれば良く、インターネット経由で事業会社のサーバーに接続する保守管理不要の形態であり、システムが提供する最新機能とデータは事業会社のサーバ内に存在します。
インターネットを介して帳簿入力や集計、決算ができる有料Saasネットde記帳は広島県商工会連合会の推奨する商工会員向けの自主記帳システムです。
同様にインターネットを利用し、日々の取引を仕訳入力するだけで、自動的に試算表や元帳、青色申告決算書が簡単に作成できるネットde会計freeeはクレジット決済ツールのSquareなどとの連携も可能な中小企業や個人事業主を主な対象とするクラウドサービスです。
これらの決算書から作成する税務申告書はご自身でできない場合は税理士に委託することになりますが、個人は国税庁の確定申告書等作成コーナーを、法人の場合は税務申告書作成ソフトを利用する方法があります。
例えばNTTデータ社の達人シリーズは会計王、弥生会計、TACTiCS財務などの会計ソフトで作成された決算書データと連動するシステムで取込むこともできます。

記帳の義務化

平成26年1月からは、これまで年間の所得が300万円を超える人だけに課せられていた記帳・帳簿等の保存の義務が、所得税の申告の必要がない方を含めて所得があるすべての個人事業主に拡大されました。
確定申告は収支内訳書の添付が不可欠なので、該当しなくても何らかの方法で記録が必要です。

記帳内容

収入額と必要経費の内容は所得額が正確に計算できるよう、整然かつ明瞭に記帳する必要があります。売上や仕入など必要経費に関する記載内容に取引年月日、相手先の名前、金額、日々の売上及び支払金額などを記帳しますが、これらを裏付ける証票書類の作成や保存も必要です。

記録保存制度

不動産所得や事業所得又は山林所得があり、その年の前年12月31日における前々年分の所得税又はその年の3月31日における前年分の所得税が次のいずれかに該当する場合。

  • 確定申告書を提出している場合
  • 税務署長から所得金額などについて決定を受けている場合
  • 総収入金額報告書を提出している場合不動産所得や事業所得及び山林所得の総収入金額の合計額が3千万円を超える確定申告が不要な人

帳簿の保存期間と保存場所

帳簿の保存期間

種 類 青色申告者 白色申告者
帳簿類・決算書類 7年 7年
領収書・請求書・通帳など 7年 5年
その他の証票書類 5年 5年

帳簿の保存場所

帳簿や証票書類は納税者や事業所の住所地に整理し、保存する必要があります。

電子帳簿保存制度

書類の保存コスト低減や保存空間節減を目的とし、コンピューター作成の帳簿書類は一定要件の下ながら、マイクロフィルム光磁気ディスク磁気テープ、CD、DVDなどの電子データで保存できます。これらの適用は開始日の3ヶ月前まで事前に税務署へ申請しますが、以下の要件を満たすソフトが必要です。

対象となる帳簿類

電子データが保存できる帳簿書類は所得税法などで一定期間保存しなければならない帳簿書類のうち、自己が最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用しているものです。帳簿や書類の種類が複数ある場合、それらの全部又は一部を電子データで保存できます。

  • 自己がコンピュータを使用して作成する帳簿仕訳帳、総勘定元帳、固定資産台帳、貸借対照表、損益計算書などがあります。
  • 自己がコンピュータを使用して作成する決算関係書類や相手方に交付する書類領収書、請求書、注文書、契約書などがあります。

全ての帳簿や書類は該当せず、手書きで作成した帳簿類や取引の相手%


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