通信環境の整備

対象客層の利用環境に対応する通信方法をできるだけ多く、しかも低コストで確保することが重要です。そのため、自宅外注文やネットの利用できない環境が想定されるので、これらに対応する必要もあります。

商用メールの基本

メールの基礎知識である作法と形式からマナーに至るまでを総合的に解説しているサイトにビジネスメールの教科書などがありますので、詳しくはそちらのサイトをご参照ください。
メール文は微妙な表現や情感表現が苦手であるため、丁寧な言葉遣いには、特段の配慮が必要です。通常は送信後の取り消しや削除が不可能な分、内容や表現に誤解を招かないよう第三者のチェックが望ましい。

メール送信前のチェックリスト

  • 信先のメールアドレスを確認する
  • 送信者名に「様」の敬称が入っているか(アドレス帳から宛先を指定した場合)
  • 送信者名は漢字になっているか(特に英字は迷惑フィルターを設定している)
  • 差出人の名前は社名+担当者名になっているか
  • 件名は日本語で具体的に書かれているか
  • 本文の冒頭に相手方の名前が書かれているか
  • 最低限の挨拶(前書)が書かれているか(いつもお世話になります、初めましてなど)
  • 自分の名前、所属などは書かれているか
  • 一行の一文は読みやすくなっているか(用件は最初に書く)
  • 返信を要する場合に一方的な期日を書いていないか(理由を書き、表現に注意する)
  • 添付ファイルを忘れていないか(Excel、PDFなどファイル形式とサイズを明示する)
  • 署名は入っているか(初期設定での自動挿入が可能)

HTML形式のメールは事前に承諾を得る

HTMLメールは文字修飾や色、画像の貼付など、ウェブページのように表示できる形式ですが、通常の商用メールの場合はHTML形式を承諾なしで使わないのが基本です。送信先がテキスト表示に設定している場合、HTMLメールで送ると一部の表示がされなかったり、添付ファイルとして空メールが届くことがあります。
環境が不明な不特定多数へのメールは一般的にセキュリティ面に配慮し、テキスト形式にする必要があります。HTML形式のメルマガは読者の了解を得て配信することで、より訴求感を高める効果があります。
HTML形式のメール本文に小さい透明画像を埋め込み、本文中のリンクをクリックしなくても、メールを開封すると画像がダウンロードされ、受信者の開封を確認できる仕組にウェブビーコンがあります。
この仕組は通常のHTMLページに記載するアフィリエイトのリンクにも利用されますが、画像の非表示化は迷惑メール対策などからイメージブロックを有効にします。

空メールを利用する

一般に携帯ユーザーは自分のメルアドを覚えていませんが、覚えていても字数の多いアドレスを打ち込むのは煩わしく思ってます。これを解決したのが題名、本文に何も入力しないという意味の「空メール」で送信し、受信者側が自動返信する方法です。
phpやcgiで作成されるこのツールはQRコードやメールのリンクを利用することで、長いアドレスを打ち込まず、指定のアドレスに送信するだけで会員登録やメルマガ登録などが簡単にできることから、紙媒体物やウェブサイトにも広く活用されています。
例えば、携帯メールに対応し、空メールやデコメール、不着メールの削除ができて、フォーム付き空メール登録機能を実装したcgiがあります。
空メールのヘッダー部分にも、送信者のメールアドレス情報がありますが、フォームから送信されたメールのヘッダーにあるのは、送信者のメールアドレス情報ではありません。そのため、空メールを使わず、フォームから直接入力する場合はメールアドレスに加え、氏名などの項目も手入力してもらう必要があることから、誤記入を防ぐ利点があります。
また、フォームに直接入力する方法だと、他人のメールアドレスを知っていれば無断で登録することができるので、突然、身に覚えのないメルマガなどが届いたり、架空の情報で登録することを防ぐ意味もあります。

メールの件名は具体的な用件を記述する

メールの件名が空欄や英文字であれば、読まずにゴミ箱行きとなる可能性が高く、具体的に要領よく書かれた適切な件名は受信者に内容の重要性を認識する判断材料になります。分りやすいメール件名は1メール1用件にすることで、後日のメール検索に役立ちます。
返信ボタンのクリックで自動作成される「Re:受信メール件名」は自分が送信したメールの返信であることが一見で確認できるので、そのまま送信するのが一般的です。
ただし、携帯電話への返信は相手方のパケット受信料節減のため配慮が必要です。つまり、重要でない冗長な原文部分は削除する配慮が必要だと言うことです。

メールの送信制限に注意する

通常の文字数は半角70字、全角30~35文字で改行し、通常で40行以内とします。添付ファイルの形式とファイルサイズは事前に相手方の了解を得ておく必要があります。

半角カタカナや機種依存文字は使用しない

メール文の使用できる文字は決まっていますので、下記の機種依存文字は使用しないのが鉄則です。依存文字を使用しないのは、相手方のメールソフトによって文字化けで読めない懸念があるからです。そのため、Windowsは一般的な等幅フォントのMSゴシックを使用するのが原則です。

半角カタカナ
丸付き数字
ローマ数字
()付き省略文字
単位記号

電子署名を挿入する

メーラーに標準装備された作成機能で送信者の氏名や連絡先、URLなどを数行にまとめたものでメール文の末尾に付加しますが、簡単なメッセージやキャッチフレーズ、アスキーアートなどで記述し、独自工夫するお店も多いようです。
例えば、デザインのサイトにアスキーアートを利用した文字絵署名などがありますが、これらは公開鍵方式の暗号化通信(SSL)を行うデジタル署名とは全くの別物です。

TOとCCやBCCの用法に注意する

同一内容メールを複数人に送る場合、Toに複数メルアドを書く場合とCCやBCCを使う場合があります。どれを使っても複数の相手先に届きますが、ルールがあります。
CCの場合はTOに主たる送信先アドレスを、CCには単にお知らせする意味でアドレスを入力します。送信先が一人の場合はTOにアドレスを入れるのが礼儀です。
BCCの場合はTOに自分のアドレスを入力し、BCCに複数の相手先名を入れます。そうすると、送信先に送信元の自分のアドレスだけが公開されます。お互いの面識は無いが送信元の自分と面識ある複数人へ同じ内容を知らせたい場合に利用します。
面識のない人にCCやTOで送信すると全員のメールアドレスが列記表示され、他人のメールアドレスが閲覧できる状態になります。個人情報の漏洩や気まずさを避けるためにも、同時複数送信は必ずBCCでの送信が必要です。開封確認の要求は不快に感じる人が多く、返信を急ぐ場合は電話で直接確認します。

自動返信メールを設置する

返信内容を予めサーバー上に用意し、指定のメルアドに送信された場合に自動返信するシステムです。このCGIを利用した自動返信メールの設置は商用サイトにとって送信者であるお客様の不安感を避けるために不可欠です。通常はお店の担当者がメール受信確認の旨や「ありがとうございます」などの注文受諾を返信します。このシステムの導入により、送信者はメール送信が完了したことを直ちに確認することができます。
OEのメールソフトでも代替可能ですが、インターネットを切断している時間は自動送信されない欠点があります。お問い合わせにクリックするとメーラーが起動するmailtoタグを使用する例が稀に見受けられますが、このタグはブラウザや環境などの理由で起動しなかったり、文字化けすることがあります。
自分のメーラーを起動しないSSL対応のフォームメールは有料ですが、FC2フォームズFutureSpiritsふぉーむまんなどは設定が簡単です。CGIを利用した無料のメール送信フォームはacmailerなどでも配布されていますが、配色やデザイン、入力項目の変更が可能です。

取引後のサンキューメールを欠かさない

せっかくのご縁ですし、また次回も取引があるかもしれません。商品が配達された頃を見計らってメールでお礼やご挨拶を送信することがリピーター獲得に効果的です。
購入後に心の満足感を添えるサンキューメールはお店の誠実さを示す最後の機会です。感謝とアフターサービスなどの気配りを込めた文案作成がポイントになります。
また、リピート客を誘引するため、これらのメール文中にタイムサービスのご案内や合言葉のキーワードを掲載し、注文フォームに記入すると、送料無料や割引を受けられるサービスを提供するお店もあります。

過去のメール文を安易にコピー送信しない

送信時に宛先確認の画面表示を行い、誤送を防止するDefenseMail@AddressCipherCraft/MailなどASP型のセキュリティツールもありますが、基本的に送信後は取り消しできない致命的な弱点があります。
過去のメール文を安易にコピーすると内容が不適切になる場合があり、せっかくの誠意が逆効果になることがあります。相手先名や文面確認、添付ファイルに細心の注意を払い、返信メールの電子署名は必ず挿入することが大切です。
相手方のメールアドレスをアドレス帳に登録する場合は「山田一郎様」のように、敬称を付して登録します。宛先欄に相手方のメールアドレスを直接入力したり、受信メールに返信機能を使って送信する場合は、そのままでも構いません。

特定電子メールはオプトインメールを使用する

営利目的の事業者が自己又は他人の営業のため、個人に対し広告を行う電子メールを特定電子メールと言い、広告や宣伝を含む電子メールの送信はメール受信者の事前同意を得たオプトイン方式をとることが義務付けられています。
これは通常の買物かご内にメールフォームを用意し、そこに特定電子メールを送信することを明記し、承諾を得た上でメールアドレスを取得すると言うことです。また、同意を証する記録の保存も義務付けられ、例え同意があっても、事後に受信拒否通知があれば、以後の送信が禁止されます。

  • ダブルオプトイン訪問者自身がメールフォームにメールアドレスを入力したものを仮登録とし、サイト管理者は仮登録のメールアドレスに確認用メールを送信します。受信者は確認用のメール文中に記載された確認用URLにアクセスした後に本登録され、広告メールやメルマガなどを受信できるようになります。この方法によるメールリストの収集は本人自身がメールアドレスを登録し、確認したものなので、確実に届き、開封率も高くなる効果があります。

メールアドレスの信頼度

メールアドレスには、有料と無料のフリーメールとがありますが、フリーメールは商用メールとして当然使うべきではありません。ネット接続業者と契約していれば、必ずプロバイダ系のメールアドレスが提供されていますので、これらのメーアドレスは住所、氏名、信用情報などが担保されていますし、オンライン上からメルアドの存在を確認できるツールも利用できます。。
フリーメールの全てを収集しているわけではありませんが、FreemaillookupIPひろばの検索サイトでチェックができます。検索すれば、ある程度分かるので、信用度の目安にします。なお、代表的なフリーメールは次のよう利点があります。

  • 利用には登録が必要ですが、通常の容量では無料になっている
  • メールソフトが不要でIEやNNなどのブラウザだけで送受信ができる
  • パソコン内にメールを保存しないので、外部パソコンから安心して送受信できる
  • ウィルス対策や迷惑メール対策の機能が充実している

中でもGmailはGoogleツールバーと連携し、Googleドライブ、Google+フォトと共有する15GBの容量とウィルススキャンや迷惑メールフィルター、メール検索機能などが実装され、特に間違い送信の直後であれば、送信取り消しができる便利な機能があります。
また、Gmailと統合された無料サービスのGoogle Appsを利用すると独自ドメインのメールアドレスも作成できます。

@niftyメール|Yahoo!メール|gooメール|Gmail|

迷惑メールのフィルタリング

一般にISP業者はRBLSURBLに登録されたブラックリストを迷惑メールと判定し、自動的にメールサーバー側でフィルタリング処理します。フリーウェアのPOPFileは同類単語を含むメール内容を自動分析、分類するPOPプロキシサーバーとして動作し、すべての受信メールが最初にPOPFileを通過します。
そのため、事前にバケツと呼ばれるフォルダを作成し、メーラーで件名にバケツ名を付ける振分け設定が必要です。設定後の当初は誤った分類をする場合がありますが、手動で訂正すると学習効果で適正なフィルタリングで処理されるようになります。
また、パソコンの初心者でも安全・確実にメールの振り分けを行える迷惑メール対策ソフトのさよなら迷惑メールは利用するメーラーにツールバーが表示され、通常の「メールの受信」を実行した時点で迷惑メールの振り分けが自動開始されます。
一般的な迷惑メール対策ソフトのように、振り分けの設定や学習などを行う必要はなく、世界中のネットワークを通じて収集された迷惑メール集積サーバーで判定された迷惑メールが「さよなら迷惑メール」フォルダに振り分けられます。

間違いメールの対処法

メールアドレスの記入間違いで、他人宛のメールを受信することがありますが、間違いメールに返信すると逆に自分のメルアドが知られてしまいます。これは無視するのが基本です。どうしても気になる人はメール以外の手段で確認するのが順当です。

メールのヘッダー情報

メールヘッダーは電子メールに付随する制御用のデータを表します。DateToFromSubjectなどのメール送信に必要な情報が記載されています。「X-」で始まるヘッダのX-Mailer:は送信元が使用するメーラー情報や経由サーバー名を記載していますが、X-ヘッダは任意なので、メーラーによっては記載されない場合があります。
■Microsoft Outlook2002の例

Return-Path: <good@test.com>
Delivered-To: abc123@mail.sample.com
Received: from 2tails (lo02.032.japan.co.jp [12.123.456.78])
by mail.sample.com (Postfix) with ESMTP id 2CACF3006B
for <info@hiroshima.com>; Sat, 2 Jul 2005 01:21:56 +0900 (JST)
MIME-Version: 1.0←メールデータの表示規格バージョン
Content-Type: text/plain; charset=ISO-2022-JP←送信時に自動変換します
Content-Transfer-Encoding: 7bit
Date: Sat, 02 Jul 2005 01:21:42 +0900←2005年7月2日土曜1時21分42秒送信
Subject: =?ISO-2022-JP$B%M%C%H%7%g%C%W3+6H;Y1g9V:B(B=←JISコードで符号化された日本語文字
From: taro<good@test.com>
To: info@hiroshima.com
Message-Id: <20050701162157.2CACF3006B@mail.sample.com>
X-UIDL: EI/!!>%””!SMB”!2XG”!

例えば、文字コードiso-8859-1のメールはアルファベットにウムラウトがついた英語以外のラテン系欧州語で使われる文字セットなので、英語圏外の送信である可能性が高いと判断できます。
メールのヘッダ解析はヘッダ情報のコピーを貼り付け、送信に関与したネット業者や送信元を調査できるaguseメール調査メールヘッダの詳しい見方が利用できます。

文字化けメールの修復方法

一般に日本語メールの文字コードはJISコードのiso-2022-jpが利用され、Shift_JISやEUC-JP、UnicodeのUTF-8などは、ウェブページの制作などに利用されます。そのため、メールの設定オプションからメッセージの送受信に使用する文字エンコーディングを確認する必要があります。
受信メールが規格(MIME)に正しく対応していない場合、通常はメーラーの表示タブの文字エンコーディングからEUC-JPやShift_JISなどの文字コードを選択しますが、コードの変換手順に問題があるなどの理由で文字化けすることがあります。
この場合はウェブ上から修復できる次のようなサイトを利用しますが、解読できない文字化けもあるようです。

なりすましメールの知識

迷惑メールの多くは差出人を偽称するなりすましメールだと言われます。簡単な方法はメーラーの差出人情報を設定するアカウントの名前とメールアドレスを変更します。
多くのなりすましメールは利用プロバイダーのSMTPサーバーを経由せずに直接送信されます。例えば、直接送信専用のフリーソフトにZ-MX Liteなどがあります。
これを阻止するのがOP25Bと呼ばれる対策です。つまり、587番ポートを使用し、通常の25番ポートからのメールが送信できない仕組みにしています。この対策はnifty、ODN、BIGLOBE、so-net、Yahoo!など有力プロバイダーの多くが採用しています。
携帯電話各社やBIGLOBE、gooなどのメールはSPF、Windows Live HotmailはSPFと互換性のあるSenderIDを利用し、Yahoo!とGmailはDomain Keysなどの送信ドメイン認証技術を利用しています。
これはSMTPサーバーのドメインとメール記載のSMTPサーバーとのドメイン一致を識別する技術で送信元のDNSサーバーにSPFレコードを記述する必要があります。
Yahoo!メールはDomainKeysで署名されたメールを受信し、送信元ドメインが照合されるとFromヘッダ下段に「DomainKeysは、このメールが○○から送信されたことを確認しました。」と表示されます。

第三者中継のチェック

現在ご利用中のサーバーの第三者中継の可能性をチェックできます。以下のツールでチェックすると様々な方法でメール送信テストが行われます。
全部のテストにパスすると一番下に青文字で「no relays accepted.」、一部又は全部がエラーの場合は一番下に赤文字で「3 relays accepted.」などの不合格数が表示され、存在しないサーバー名やアドレス、メルアドなどを入れるとエラーになります。
が表示された場合は安全ですが、が表示されたら即危険というわけではありません。サーバー側の設定で一度メールを取り込んでから廃棄したり、管理者に転送することもあるので、迷惑メールが発信されないときでも赤表示される場合があります。
次のテストツールのテキストエリアにサーバーのアドレス又はホスト名を入力してチェックボタンを押してください。メールアドレスではないので、ご注意ください。

ホスト名 過度なテストは不正アクセスと誤解されます。

チェックツールはご自分の管理先や関与先のサーバーのみにご利用ください。

メール暗号化の知識

一般に電子メールの受信に使用されるPOPと呼ばれるプロトコルは受信要求にメールパスワードを平文で送信しますので、送信中途で悪意のある第三者に盗み見される危険性を認識する必要があります。
これに対し、APOP認証はパスワード自体を暗号化し、メール本文は暗号化されないので、盗み見される危険性があります。また、APOPはメールサーバ、クライアントがともに対応可能でなければ利用できず、現状では一般的な方法とは言えません。
暗号化は送受信者と契約プロバイダ間とのメール文を暗号化するもので、プロバイダ間のメールサーバ相互で処理されるメールまでを暗号化するものではありません。送受信ルートのすべてを暗号化したい場合は電子証明書の発行が必要です。
メールサーバーとメールソフトがPOP/SMTP over SSLに対応している必要がありますが、Thunderbird、Windowsメール、Outlook
Express、Outlookなどは、フリーメールサービスのWindows LiveメールやYahoo!メールと同じくover SSLに対応し、設定とポート番号を変更すると暗号化通信が可能です。

  • POP over SSL(ポート番号995)
    メールの受信時にパスワードだけでなく、メールサーバから受信者に送られるメール本文も暗号化します。
  • SMTP over SSL(ポート番号465)
    メールの送信時に送信者から送信者の契約プロバイダのメールサーバまでのメール本文を暗号化します。
  • SMTP
    Auth
    メールの受信時にSMTPサーバとユーザとの間でユーザアカウントとパスワードの認証を行い、認証された場合のみメールを送信許可しますが、メールサーバ、クライアントともに対応可能な環境が必要です。

送信者と受信者間の送受信ルートの全てを暗号化し、第三者に内容が改ざんされたり盗み見できないようにしなければ、本当に安全が確保されていると言えませんが、現在は秘密鍵や公開鍵を利用した電子証明書が最も信頼できる方法とされます。
電子メールを暗号化する「公開鍵」と復号化する「秘密鍵」が異なる公開鍵暗号方式を利用したフリーソフトにPGPがあります。暗号化メールの送信は事前に受信者側がPGPをインストールし、公開鍵を送信者側に知らせていることが前提条件です。


■令和元年版カレンダー

2019年7月
     
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031  

■サイト内検索

■記事講読ランキング

■統計情報サイト

都道府県別統計
世界経済のネタ帳
■地方情報
地方公共団体情報システム機構
中国地域の中小企業支援施策
■ビジネス支援情報
exBuzzwords
ネット通販の構築支援別館
無料ビジネス相談会
1.対象者
☆起業をお考えの方
☆起業後間もない方
2.場所
広島市立中央図書館
3.開催日
☆毎月第2土曜12:00~17:00
4.1時間以内の予約制
☆先着順5名
5.申込先
中央図書館事業課
☆Tel:082-222-5542

■中小企業ビジネス支援サイト


Copy Protected by Chetan's WP-Copyprotect.